Biên bản giấy thì dễ ướt, dễ thất lạc, lại hay được "điền bù" cuối ngày theo trí nhớ. Dùng Google Form hay file Excel thì đỡ hơn, nhưng ảnh đính kèm chỉ là ảnh lấy từ thư viện, chẳng ai biết chụp lúc nào, ở đâu. Checklist 2.0 của ProofCam gom phần kiểm tra và bằng chứng về một chỗ. Mọi ảnh đều chụp bằng camera ProofCam nên có giờ, GPS, địa chỉ và Mã ảnh. Câu trả lời được chấm điểm, chữ ký ký ngay trên màn hình, và kết quả là một báo cáo PDF gọn gàng gửi cho chủ đầu tư trước khi rời công trình.
Checklist hỏi được những gì
Mẫu checklist chia thành các phần, khi điền có thanh tiến độ phía trên. Có 12 loại câu hỏi:
| Loại | Ví dụ |
|---|---|
| Ô đánh dấu | "Đã dọn vệ sinh khu vực" |
| Có / Không | "Bình chữa cháy đúng vị trí?" |
| Có / Không / Không áp dụng | "Đã lắp lan can?" khi có tầng không cần |
| Văn bản | Ghi chú, mô tả lỗi |
| Số | Áp suất, nhiệt độ, điện trở tiếp địa, có đơn vị và ngưỡng min/max |
| Chọn một | Tình trạng: tốt / trung bình / kém |
| Chọn nhiều | Các mối nguy đã phổ biến trong buổi họp |
| Ngày | Ngày bảo trì tiếp theo |
| Ảnh | Ảnh bắt buộc, có số ảnh tối thiểu và tối đa |
| Chữ ký | Người kiểm tra hoặc khách hàng ký trên màn hình |
| Quét mã vạch / QR | Số serial thiết bị, mã tài sản |
| Vị trí GPS | Vị trí chính xác của lỗi |
Câu hỏi có thể bắt buộc, bắt buộc kèm ảnh, hoặc chỉ hiện khi câu khác trả lời đúng điều kiện (ví dụ chỉ hỏi "Mô tả hư hỏng" khi chọn Không). Các điều kiện này chạy cả khi không có mạng. Bản nháp tự lưu trong lúc điền.
Chấm điểm, gắn cờ và xử lý tồn tại
Bật chấm điểm trong mẫu, ProofCam tự tính phần trăm trong lúc điền, với ngưỡng đạt (mặc định 80 %). Mỗi câu có thể đặt trọng số, và câu trả lời "Không" hoặc lựa chọn được đánh dấu là lỗi sẽ bị gắn cờ. Team có thể cho tự tạo một việc cần xử lý cho mỗi mục gắn cờ, kèm ảnh kiểm tra làm ảnh "trước", để tồn tại không bị bỏ sót. Xem thêm danh sách việc với ảnh trước và sau.
Báo cáo PDF có bìa và Mã ảnh
Khi hoàn tất, ProofCam tạo file PDF gồm:
- trang bìa có điểm số,
- toàn bộ câu trả lời, mục gắn cờ dễ nhận ra,
- ảnh kèm Mã ảnh của từng tấm,
- trang chữ ký của người kiểm tra và khách hàng,
- mã QR dẫn tới trang xác minh online của lần nộp đó.
Chủ đầu tư có thể nhập Mã ảnh của bất kỳ tấm nào trên trang xác minh để biết đó có phải file gốc không.
Duyệt và phê duyệt
Trong team, checklist đã nộp sẽ tới tay quản lý. Ai có quyền quản lý mẫu đều có thể duyệt hoặc từ chối kèm ghi chú. Mẫu có thể đặt hạn nộp, ProofCam nhắc người được giao trước một tiếng. Ngoài ra còn lời nhắc lúc 17:30 cho các checklist đã bắt đầu trong ngày mà chưa xong.
Chuyển biểu mẫu giấy thành checklist
Công ty đã có sẵn biểu mẫu giấy dùng quen? Với tính năng nhập biểu mẫu (Plus), bạn chụp ảnh tờ biểu mẫu hoặc chọn file PDF (tối đa 10 trang). ProofCam đọc chữ ngay trên điện thoại, tách thành từng câu và đoán loại câu: tiêu đề phần, ô Có/Không, số có đơn vị, ô ảnh, ô ngày và dòng chữ ký. Bạn xem lại bản nháp, sửa chỗ đoán sai, rồi bắt đầu điền ngay, lưu trên máy hoặc đăng lên cho cả team dùng.
Mẫu có sẵn theo ngành
Không cần làm từ đầu:
- An toàn: họp an toàn đầu ca có chữ ký của mọi người tham dự, kiểm tra hiện trường chấm điểm theo khu vực với ảnh bắt buộc ở mỗi mục.
- Viễn thông: nghiệm thu trạm BTS, hàn nối và tuyến cáp quang.
- Bảo hiểm: giám định tổn thất.
- Bất động sản: bàn giao căn hộ, nhận nhà và trả nhà.
- Mẫu khởi đầu cho team do quản trị viên cài thêm, như 5S, an toàn giàn giáo, phòng cháy chữa cháy, nghiệm thu hệ thống điện, vệ sinh nhà vệ sinh, kiểm tra thiết bị và kiểm tra xe.
Báo cáo ngày cho từng dự án
Với team, Teamspace tự lập báo cáo ngày cho mỗi dự án có hoạt động vào cuối chiều: thời tiết, nhân lực và giờ công từ chấm công, ảnh trong ngày, checklist, việc mở và đóng, ghi chú. Chỉ huy trưởng hoặc quản lý thêm ghi chú, ký và chia sẻ file PDF.
Làm một mình? Nhật ký thi công cá nhân (Plus) tạo file PDF tương tự ngay trên điện thoại từ ảnh hôm nay và giờ chấm công của chính bạn.
Gói nào dùng được?
- Free: một mẫu checklist.
- Plus: không giới hạn mẫu, nhập biểu mẫu giấy, gói mẫu theo ngành và nhật ký thi công.
- Team Business: mẫu dùng chung cho team, duyệt/từ chối, tự tạo việc từ mục gắn cờ và báo cáo ngày.
Câu hỏi thường gặp
Người kiểm tra có lấy ảnh từ thư viện được không?
Câu hỏi dạng ảnh dùng camera ProofCam, nên tấm nào cũng có Mã ảnh. Quản trị viên team còn có thể chặn nhập ảnh từ thư viện cho cả team.
Không có mạng có dùng được không?
Được. Mẫu, điều kiện hiển thị, bản nháp, chữ ký và file PDF đều chạy offline. Bài nộp đồng bộ lên Teamspace khi có mạng lại.
Xem kết quả trên máy tính được không?
Được. Bài nộp của team hiện trên cổng web Teamspace cho quản lý.
