Khách thuê xe tự lái trả xe sau ba ngày, cản sau có một vết xước dài. Khách nói "xước từ trước rồi", nhân viên giao xe thì nhớ là không. Biên bản lúc giao chỉ ghi "xe bình thường", vài tấm ảnh gửi Zalo thì không rõ chụp ngày nào. Chuyện tương tự xảy ra hằng ngày ở bãi cho thuê máy xúc, xe nâng, máy phát điện. Biên bản giao nhận xe có ảnh đóng giờ mạng, toạ độ, chỉ số đồng hồ và chữ ký hai bên, lập ngay lúc giao và lúc nhận lại, giúp chặn tranh chấp từ đầu.
Bài này dành cho chủ dịch vụ cho thuê xe tự lái, bãi cho thuê thiết bị công trình, cửa hàng cho thuê máy móc, dụng cụ. Bài hướng dẫn làm hai lần kiểm tra (giao và nhận) trên ProofCam sao cho hai bộ ảnh khớp nhau, so được từng góc.
Vì sao tranh chấp xe thuê, máy thuê khó phân xử
- Không có "ảnh gốc" lúc giao. Đi một vòng quanh xe với khách rồi đánh dấu "Tốt" trên giấy thì không chứng minh được gì. Lúc trả xe thấy vết móp, chẳng có gì để so.
- Ảnh chụp không nói được nhiều. Ảnh điện thoại gửi Zalo không có giờ, không có vị trí đáng tin. Khách có quyền hỏi ảnh chụp hôm nay hay tháng trước, chụp xe này hay xe khác.
- Số km, giờ máy ghi tay. Đồng hồ công-tơ-mét, giờ máy, mức xăng ghi vội trên giấy, sau này hay cãi nhau. Có ảnh đồng hồ kèm con số thì khó cãi hơn nhiều.
- Mỗi lần chụp một kiểu. Lúc giao chụp đầu xe, lúc nhận chụp hông xe, vết trầy xước xe thuê mới khó chỉ ra.
- Bãi xe, công trường sóng yếu. Kiểm tra xe không thể chờ có mạng.
Ai chịu chi phí hư hỏng phụ thuộc vào hợp đồng thuê và quy định pháp luật áp dụng. Ảnh giúp cung cấp bằng chứng về hiện trạng ở mỗi lần giao nhận, nhưng tự nó không quyết định trách nhiệm. Hãy rà lại điều khoản hợp đồng, ví dụ điều khoản "biên bản bàn giao kèm hình ảnh xe" nếu hợp đồng mẫu của bạn có.
Lập biên bản giao nhận xe trên ProofCam: tính năng và gói
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Giờ, ngày, GPS, địa chỉ trên từng ảnh, theo giờ mạng chứ không theo giờ máy | Watermark giờ mạng và Photo Code | Free |
| Biển số, số hợp đồng in trên mọi ảnh | Trường tuỳ chỉnh trên watermark (Free 3, Plus 10) | Free / Plus |
| Lần nào cũng kiểm đủ mục, bắt buộc ảnh và chỉ số | Checklist: ảnh có số lượng tối thiểu, ô nhập số, chữ ký | Free (1 mẫu), Plus (không giới hạn) |
| Mẫu có sẵn cho đội | Mẫu khởi đầu "Kiểm tra xe hằng ngày" và "Kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng" | Business |
| Chụp đủ bốn phía xe | Bộ ảnh 4 hướng (Bắc/Đông/Nam/Tây), ghép 2×2 | Plus |
| So ảnh lúc giao và lúc trả | Thanh trượt so sánh trong chi tiết ảnh; xuất ảnh ghép trước/sau | Free (thanh trượt) / Plus (ảnh ghép) |
| Khoanh vết xước, vết móp | Vẽ chú thích trên bản sao (mũi tên, khung, chữ; thêm hình trên Plus) | Free / Plus |
| Ghi lại khoảnh khắc chứ không chỉ một khung hình | Live proof (đoạn 1,5 giây trong tệp ảnh); quay video có watermark (Free tối đa 15 giây, Plus tối đa 10 phút) | Plus hoặc Business / Free–Plus |
| Cho khách tự kiểm tra ảnh | Photo Code + trang xác minh | Free |
| Gửi biên bản cho khách | PDF checklist, nút Gửi Zalo (ảnh có dấu + link xác minh), link chia sẻ /s/… (Teamspace) |
Free (PDF tối đa 10 ảnh) / Plus / Business |
| Kiểm tra xe ở bãi không có sóng | Chụp offline, đồng bộ sau | Free |
Quy trình giao xe và nhận xe
1. Thiết lập một lần
- Tạo mẫu watermark có trường tuỳ chỉnh như "Biển số" (51K-123.45) hoặc "Mã máy" (EX-07) và "Hợp đồng" (R-0931). Trường in trên mọi ảnh và dùng được trong tên tệp.
- Đội Business cài mẫu khởi đầu "Kiểm tra xe hằng ngày" cho ô tô, xe tải, hoặc "Kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng" cho máy công trình, rồi sửa theo bãi mình. Người dùng Plus tự tạo checklist với các câu hỏi tương tự. Xem checklist nghiệm thu và báo cáo PDF.
- Đặt các câu hỏi ảnh là bắt buộc, có số ảnh tối thiểu, để không ai bỏ sót đuôi xe hay cabin.
2. Giao xe cho khách
- Mở checklist, nhập biển số hoặc mã máy, số hợp đồng.
- Chụp quanh xe. Với bộ ảnh 4 hướng (Plus), ProofCam dẫn bạn quay Bắc, Đông, Nam, Tây và gợi ý ghép 2×2. Nhớ chỗ mình đứng để lúc nhận xe chụp lại đúng chỗ đó. Cách dùng xem ở hướng dẫn chụp ảnh công trình.
- Chụp cận đồng hồ công-tơ-mét (ODO) hoặc giờ máy và kim xăng, nhập con số vào ô số.
- Chụp cận từng vết xước, vết móp có sẵn. Dùng công cụ vẽ để khoanh vết trên bản sao; ảnh gốc và Photo Code giữ nguyên.
- Xe đắt tiền hoặc máy lớn thì quay thêm video đi một vòng có watermark, hoặc bật Live proof để mỗi ảnh giữ 1,5 giây trước và sau lúc bấm chụp. Xem phát hiện chụp lại màn hình và Live proof.
- Khách ký vào checklist trên điện thoại. Xuất PDF gửi khách, hoặc bấm Gửi Zalo để gửi ảnh có dấu kèm link xác minh.
3. Nhận xe về
- Mở lại đúng checklist đó cho lần nhận xe.
- Đứng đúng các vị trí cũ, chụp lại đủ các góc. Ghi số km hoặc giờ máy mới, mức xăng.
- Đánh dấu cờ cho mọi hư hỏng mới. Với đội Business, câu trả lời bị gắn cờ có thể tự tạo việc cho tổ sửa chữa.
- Khách ký xác nhận lúc trả xe.
4. So sánh và xử lý
Mở ảnh lúc trả, chọn ảnh lúc giao tương ứng rồi kéo thanh trượt so sánh. Cần gửi khách hoặc bên bảo hiểm thì xuất ảnh ghép trước/sau (Plus), thấy rõ watermark của cả hai. Xe cần sửa thì theo dõi bằng danh sách việc với ảnh trước/sau: ảnh sau khi sửa được chụp trên lớp ảnh cũ mờ 30% để canh đúng góc.
Mẫu checklist nhận xe
| Mục | Loại câu hỏi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Biển số / mã máy | Chữ hoặc quét mã vạch/QR | Quét tem tài sản nếu có |
| Số hợp đồng | Chữ | Khớp hợp đồng thuê |
| Ảnh quanh xe | Ảnh, tối thiểu 4 | Hoặc bộ 4 hướng (Plus) |
| Số km / giờ máy | Số có đơn vị (km hoặc h) | Kèm ảnh đồng hồ |
| Mức xăng / pin | Chọn một (Đầy, 3/4, 1/2, 1/4, Cạn) | Ảnh kim xăng |
| Thân xe, cản, gầu, xích hoặc lốp | Có/Không/Không áp dụng + ảnh | Gắn cờ hư hỏng mới |
| Đèn, còi, đèn cảnh báo | Có/Không/Không áp dụng | |
| Rò rỉ (dầu máy, dầu thuỷ lực, nước làm mát) | Có/Không | Có thì chụp ảnh |
| Giấy tờ xe, phụ kiện, đồ nghề kèm theo | Số | Số lượng trả so với lúc giao |
| Vệ sinh nội thất, cabin | Chọn một | Phí vệ sinh theo hợp đồng |
| Chữ ký khách | Chữ ký | Bắt buộc |
| Vị trí | Vị trí GPS | Bãi xe hoặc công trình |
Với xe tự lái, nên thêm vài ảnh bắt buộc mà khách hay quên: bốn bánh và la-zăng, kính chắn gió, nội thất ghế trước sau, cốp xe.
Cho khách tự kiểm tra ảnh gốc
Mỗi ảnh có Photo Code. Khách mở trang xác minh, thả ảnh vào và thấy ảnh có phải Bản gốc không, kèm giờ mạng và địa điểm. Dấu vân tay ảnh được tính ngay trong trình duyệt, ảnh không bị tải lên. Ảnh đã gửi qua Zalo bị nén lại nên hiện "Bản sao đã thay đổi", nhưng mã vẫn trỏ về bản ghi gốc. Chi tiết ở bài Photo Code — xác minh ảnh gốc.
Giờ trên ảnh lấy từ mạng chứ không lấy từ đồng hồ điện thoại, nên chỉnh giờ máy cũng không lùi ngày ảnh giao xe được. Xem giờ mạng và giờ điện thoại.
Mẹo nhỏ
- Đánh dấu chỗ đứng chụp trong bãi (bốn góc ô đỗ) để ảnh lúc giao và lúc nhận cùng góc.
- Bật khoá điện khi chụp đồng hồ, cố để kim và biển số hoặc mã máy cùng một khung nếu được.
- Nhận xe khi có mặt khách, lấy chữ ký trước khi trao lại giấy tờ, tiền cọc.
- Lưu PDF cùng hợp đồng. Mỗi lượt thuê một tệp, sau này tra lại rất nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Có cần gói đội mới dùng được không?
Không. Watermark, Photo Code và một mẫu checklist là miễn phí. Plus thêm mẫu không giới hạn, bộ ảnh 4 hướng và ảnh ghép. Mẫu khởi đầu, duyệt checklist, tự tạo việc và link chia sẻ cần đội Business hoặc 14 ngày dùng thử.
Khách có sửa hoặc làm giả ảnh được không?
Khách chỉ nhận bản sao. Photo Code trỏ về bản ghi gốc, và trang xác minh cho biết tệp là bản gốc hay bản sao đã thay đổi.
Biên bản có ảnh có quyết định ai phải đền không?
Không. Biên bản cho bạn bản ghi rõ ràng về hiện trạng lúc giao và lúc trả. Trách nhiệm bồi thường tuỳ hợp đồng thuê và quy định pháp luật.
Bãi xe không có sóng thì sao?
Vẫn làm được. Ảnh, checklist, chữ ký lưu trên máy và tự đồng bộ khi có mạng.
Xem thêm: biên bản bàn giao nhà cho thuê có ảnh và biên bản bàn giao gian hàng triển lãm.
