Phần lớn tranh chấp tiền cọc thuê nhà xoay quanh một câu hỏi: vết nứt đó có từ lúc nhận nhà hay không? Một năm sau chẳng ai nhớ, còn vài tấm ảnh điện thoại không ngày giờ thì không giải quyết được gì. Các mẫu biên bản bàn giao nhà cho thuê trên mạng thường chỉ có phần chữ: danh sách đồ đạc, chỉ số điện nước, chữ ký. Thứ còn thiếu là phụ lục ảnh hiện trạng có ngày giờ và vị trí đáng tin. Bài này dành cho chủ nhà, đơn vị quản lý căn hộ và cả người thuê, hướng dẫn lập biên bản bàn giao có ảnh từng phòng ngay trên điện thoại, rồi so sánh lúc nhận nhà và lúc trả nhà trong cùng một file PDF.
Vì sao bàn giao nhà hay dẫn tới tranh cãi
- Không có mốc ban đầu. Hôm nhận nhà đi lướt cho nhanh, biên bản ghi "tốt" cho mọi phòng. Đến lúc trả nhà, không có gì cụ thể để đối chiếu.
- Ảnh không có ngữ cảnh. Ảnh nằm trong thư viện điện thoại, không ghi phòng nào, ngày chụp có thể bị đổi hoặc mất khi chuyển tiếp qua Zalo.
- Chỉ số công tơ điện nước cãi nhau sau. Số điện, số nước ghi vội trên giấy nhớ, hoặc không ghi, nên hoá đơn cuối thành chuyện mặc cả.
- Mỗi bên một bộ ảnh. Chủ nhà có ảnh của chủ nhà, người thuê có ảnh của người thuê, không ai tin bên kia.
- Giấy tờ thất lạc. Phụ lục bàn giao đã ký nằm trong ngăn kéo, một năm sau không tìm ra.
ProofCam hỗ trợ ở đâu
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Kiểm tra từng phòng khi nhận và trả nhà | Mẫu có sẵn của gói bất động sản: bàn giao nhận nhà (check-in) và trả nhà (check-out) | Gói ngành bất động sản: mở bằng Plus cá nhân, team đang dùng thử, hoặc team Business có add-on |
| So sánh lúc nhận và lúc trả | PDF đặt hai lần kiểm tra cạnh nhau, có chữ ký hai bên | Như trên |
| Ngày giờ đáng tin | Giờ mạng trên mọi ảnh (bỏ qua đồng hồ điện thoại sau khi đồng bộ) | Free |
| Bên kia tự kiểm tra ảnh | Photo Code và trang xác minh trên web | Free |
| Toàn cảnh từng phòng | Bộ ảnh 4 hướng theo la bàn, ghép 2×2 | Plus |
| Chỉ rõ chỗ hư hỏng | Đánh dấu trên bản sao: mũi tên, khung, chữ (Plus thêm hình khác) | Free |
| Kích thước vết nứt, vết ố | Đo AR: khoảng cách, chiều cao (diện tích ở gói Plus) | Free trên máy hỗ trợ |
| Scan bản giấy đã ký | Chế độ tài liệu: PDF nhiều trang, mỗi trang có Photo Code | Plus |
| Gửi biên bản | Xuất PDF, link chia sẻ | PDF Free tối đa 10 ảnh, Plus không giới hạn; link chia sẻ khi có tài khoản hoặc Teamspace |
Mẫu biên bản bàn giao nhà cho thuê nên có gì
Một biên bản bàn giao căn hộ đầy đủ thường gồm phần chữ và phần ảnh. Bảng dưới đây vừa là gợi ý mẫu, vừa ghép với loại câu hỏi trong Checklist 2.0 của ProofCam:
| Mục | Loại câu hỏi | Gợi ý |
|---|---|---|
| Căn hộ, địa chỉ, tên bên thuê | Văn bản | Ghi đúng như trong hợp đồng thuê |
| Chỉ số công tơ điện | Số (kWh) + ảnh | Chụp rõ mặt số, không chỉ hộp công tơ |
| Chỉ số đồng hồ nước | Số (m³) + ảnh | Để số seri đồng hồ trong khung |
| Chìa khoá, thẻ từ | Số | Ghi chìa nào mở cửa nào |
| Từng phòng: tình trạng | Chọn một (Tốt / Trung bình / Hư hỏng) | Cùng thang đánh giá cho cả hai lần |
| Từng phòng: ảnh | Ảnh (2 ảnh mỗi phòng) | Đứng cùng vị trí ở cả hai lần |
| Từng phòng: ghi chú | Văn bản | Mô tả vết có sẵn thật cụ thể |
| Thiết bị hoạt động | Có/Không/Không áp dụng + ảnh | Tủ lạnh, điều hoà, bình nóng lạnh |
| Chữ ký chủ nhà và bên thuê | Chữ ký | Ký ở cả lần nhận và lần trả |
Mẫu bàn giao có sẵn trong ProofCam đã có các phần chính: căn hộ, bên thuê, chỉ số điện nước, chìa khoá và khối tình trạng cho từng phòng (đánh giá, 2 ảnh, ghi chú). Bạn có thể thêm mục như trên theo căn hộ của mình. Cách dựng và xuất PDF có trong bài checklist nghiệm thu và báo cáo PDF.
Quy trình lập biên bản bàn giao có ảnh
Chuẩn bị
- Mở gói bất động sản. Gói này đi kèm Plus cá nhân, team đang dùng thử Business 14 ngày, hoặc team Business có add-on bất động sản.
- Mở mẫu bàn giao nhận nhà và đổi tên phòng cho khớp căn hộ (ví dụ Căn 12A có phòng khách, bếp, hai phòng ngủ, một phòng tắm).
- Chỉnh dấu trên ảnh. Thêm trường tuỳ chỉnh "Căn hộ" để ảnh nào cũng ghi "Căn 12A · Phòng khách". Giờ mạng và Photo Code luôn có sẵn; xem vì sao giờ mạng khác giờ điện thoại.
Ngày nhận nhà
- Chốt chỉ số công tơ điện nước trước. Nhập số điện (kWh), số nước (m³) và chụp mặt đồng hồ. Ảnh làm chứng cho con số.
- Đi từng phòng. Đánh giá tình trạng, chụp 2 ảnh, ghi chú những gì cần nhớ ("cửa tủ áo có vết xước nhỏ"). Với Plus, bộ ảnh 4 hướng (Bắc, Đông, Nam, Tây, có la bàn dẫn hướng) chụp trọn một phòng trong 4 ảnh và ghép 2×2. Xem bộ ảnh 4 hướng trong hướng dẫn chụp ảnh công trình.
- Đánh dấu hư hỏng có sẵn. Vẽ mũi tên, khung lên bản sao của ảnh để chỉ đúng vết. Ảnh gốc và Photo Code giữ nguyên. Trên máy hỗ trợ, đo AR ghi lại chiều dài vết nứt hay bề rộng vết ố.
- Đếm chìa khoá, thẻ từ bàn giao.
- Hai bên ký trên điện thoại ở cuối checklist.
- Scan bản giấy. Nếu hai bên ký thêm phụ lục giấy, dùng chế độ tài liệu (Plus) để scan: mỗi trang có Photo Code riêng và gộp thành một file PDF.
Ngày trả nhà
- Mở mẫu bàn giao trả nhà. Các mục giống hệt lần nhận và cùng thứ tự, nên không bỏ sót. Chụp từ đúng chỗ đã chụp hôm nhận; đứng ở cửa phòng là cách dễ lặp lại nhất.
- Chốt lại chỉ số điện nước và chụp đồng hồ. Phần chênh là lượng dùng từ lúc nhận nhà.
- Gắn cờ chỗ thay đổi. Ghi phòng đó là Hư hỏng, chụp cận, đo kích thước và ghi chú. Nếu bạn quản lý nhiều căn bằng Teamspace và cần sửa chữa, tạo việc từ ảnh để sửa xong có ảnh sau đối chiếu. Xem danh sách việc với ảnh trước/sau.
- Ký và xuất. ProofCam tạo PDF đặt cạnh nhau: từng mục lúc nhận nhà bên cạnh cùng mục lúc trả nhà, kèm chữ ký hai bên. Gửi PDF hoặc link chia sẻ.
Sau bàn giao
Bên kia tự kiểm tra được bất kỳ ảnh nào. Họ nhập Photo Code trên trang xác minh; dấu vân tay của ảnh được tính ngay trong trình duyệt nên ảnh không bị tải lên. Kết quả cho biết đó có phải ảnh gốc không, chụp lúc nào, ở đâu. Xem thêm Mã ảnh Photo Code và cách xác minh ảnh gốc.
Mẹo khi chụp ảnh hiện trạng nhà
- Chụp toàn cảnh từ cửa trước, rồi mới chụp chi tiết. Ảnh rộng cho ngữ cảnh, ảnh cận cho thấy vết.
- Giữ ánh sáng giống nhau. Mở rèm hoặc bật đèn ở cả hai lần, để bóng đổ không bị nhìn nhầm thành vết ố.
- Không sửa ảnh gốc. Đánh dấu và ảnh ghép là bản sao riêng; giữ ảnh gốc để xác minh.
- Gửi file hoặc link, đừng chỉ gửi ảnh qua Zalo. Zalo nén lại ảnh nên bản chuyển tiếp hiện "bản sao đã thay đổi" trên trang xác minh, dù mã vẫn dẫn về bản ghi gốc.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản có ảnh có giải quyết được tranh chấp tiền cọc thuê nhà không?
Ảnh có dấu và biên bản đặt cạnh nhau có chữ ký hai bên giúp cung cấp bằng chứng về hiện trạng ở mỗi lần bàn giao. Việc giữ hay trả cọc phụ thuộc vào hợp đồng thuê và quy định pháp luật hiện hành, nên hãy kiểm tra điều khoản áp dụng cho mình.
Người thuê có dùng được không, hay chỉ chủ nhà?
Cả hai. Người thuê có ProofCam tự chụp ảnh hiện trạng lúc nhận nhà được. Nhờ Photo Code, mỗi bên kiểm tra được ảnh của bên kia trên trang xác minh.
Cần gói nào để dùng mẫu bàn giao?
Gói bất động sản đi kèm Plus cá nhân, team Teamspace đang dùng thử Business, hoặc team Business có add-on bất động sản. Ảnh có dấu, Photo Code và xác minh đều dùng được ở gói Free.
Đo AR có chạy trên mọi điện thoại không?
Không. Cần Android hỗ trợ ARCore hoặc iPhone có ARKit. Đo khoảng cách và chiều cao miễn phí; diện tích và đường đo thuộc gói Plus.
Xem thêm: biên bản giao nhận xe, thiết bị cho thuê và phần mềm quản lý vệ sinh công nghiệp.
