Tối thứ Sáu, cư dân căn B-1204 gọi xuống lễ tân: trần nhà vệ sinh nhỏ nước. Lễ tân ghi vào sổ, anh kỹ thuật nghe kể lại trong thang máy, ba hôm sau Ban quản trị hỏi ai sửa, sửa lúc nào, đã hết chưa. Không ai trả lời chắc được. Quản lý bảo trì tòa nhà bằng ProofCam là cách biến mỗi phản ánh của cư dân thành một phiếu việc có ảnh, có người chịu trách nhiệm, có hạn xử lý và có thời điểm "xong" rõ ràng. Bài viết đứng ở phía đội kỹ thuật: ảnh hiện trạng có watermark, việc trên bảng Kanban, ảnh sau sửa chụp đúng chỗ cũ.
Bài này dành cho Ban quản lý (BQL) chung cư, trưởng bộ phận kỹ thuật toà nhà văn phòng và đội bảo trì nội bộ của các khu căn hộ, trung tâm thương mại.
Những cái khó của đội kỹ thuật toà nhà
- Phản ánh đến từ khắp nơi. Gọi điện, nhắn Zalo, ghi sổ lễ tân, gặp ngoài hành lang nói miệng. Không có số phiếu thì không có gì để đôn đốc.
- "Sửa rồi" mà không có bằng chứng. Kỹ thuật nhắn "xong rồi chị" kèm một tấm ảnh chẳng biết tầng nào. Cư dân bảo vẫn còn dột.
- Tầng mấy? Toà 30 tầng, ảnh cận cái ống nước hay đèn hành lang tầng nào cũng giống tầng nào.
- Bảo trì định kỳ trên giấy. Kiểm tra bình chữa cháy, đi vòng phòng bơm được tích vào bìa hồ sơ, đến khi có đoàn kiểm tra PCCC mới lôi ra.
- Chủ nhà, cư dân muốn được thấy. Chuyển tiếp mười tấm ảnh qua Zalo là mất giờ, mất vị trí, lộn thứ tự.
Quản lý bảo trì tòa nhà với ProofCam: tính năng nào dùng được
ProofCam không có cổng cho cư dân. Phản ánh vẫn đến qua điện thoại, Zalo hay quầy lễ tân như bây giờ; đội kỹ thuật ghi nhận thành phiếu việc.
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Ảnh hiện trạng có giờ, GPS, địa chỉ, Photo Code | Camera watermark, trường tuỳ chỉnh "Số phản ánh", "Căn hộ" | Free (3 trường; Plus 10) |
| Biến ảnh thành phiếu việc | Tạo việc: người làm, hạn, mức ưu tiên, trạng thái | Mọi đội Teamspace (đội Free: 100 ảnh, 3 dự án; Business bỏ giới hạn) |
| Nhìn toàn bộ việc một lượt | Bảng Kanban trên điện thoại và cổng web /app/ |
Teamspace |
| Chứng minh đã sửa đúng chỗ | Ảnh sau chụp đè lớp mờ 30%, cảnh báo đỏ nếu lệch > 50 m | Teamspace |
| Khoanh đúng chỗ hỏng | Đánh dấu trên bản sao: mũi tên, khung, chữ; số thứ tự, làm mờ | Free; phần thêm: Plus hoặc Business |
| Trao đổi ngay cạnh ảnh | Bình luận, @nhắc tên | Teamspace |
| Biết ảnh chụp ở tầng nào | Ước tính tầng bằng khí áp kế "Tầng ~7 (±1)" | Plus, máy có cảm biến khí áp |
| Ghim ảnh lên mặt bằng | Mặt bằng có ghim ảnh, xuất PDF chú thích | Business (hoặc dùng thử) |
| Bảo trì định kỳ | Checklist có ảnh, chấm điểm, tự tạo việc từ mục lỗi | Free 1 mẫu, Plus không giới hạn, Business mẫu chung cho đội |
| Cho chủ nhà, cư dân xem kết quả | Link chia sẻ /s/… có ảnh và bản đồ; PDF danh sách việc |
Teamspace |
| Ảnh trước/sau gộp một tấm | Ảnh ghép trước/sau | Plus |
Quy trình: từ cuộc gọi của cư dân đến phiếu việc đã đóng
- Tạo toà nhà thành dự án. Trên Teamspace, mỗi toà hoặc block là một dự án ("Block B"), nhập địa chỉ, vẽ geofence, mời anh em kỹ thuật vào. Đặt mẫu watermark bảo trì làm mẫu bắt buộc, có trường Số phản ánh và Căn hộ.
- Ghi nhận phản ánh. Lễ tân ghi cuộc gọi. Người lên kiểm tra đầu tiên (kỹ thuật trực hoặc tổ trưởng) chụp hiện trạng bằng ProofCam, mở ảnh và bấm Tạo việc: tiêu đề "Rò nước WC B-1204", người làm, hạn, ưu tiên Cao. Ảnh đó thành ảnh trước của việc.
- Khoanh vùng. Ảnh rộng thì vẽ mũi tên hoặc khung lên bản sao. Ảnh gốc và Photo Code vẫn nguyên.
- Ghi tầng. Với Plus, máy có cảm biến khí áp in được tầng ước tính ("Tầng ~7 (±1)") lên watermark. Đội Business thì ghim ảnh lên bản vẽ mặt bằng để người sau đi thẳng tới chỗ hỏng. Xem hướng dẫn chụp ảnh công trình.
- Chạy bảng việc. Cả đội thấy mọi phản ánh trên Kanban: mới, đang làm, chờ duyệt, đã đóng. Ai được giao thì tự kéo thẻ của mình; có gì cần hỏi thì bình luận, @nhắc tên ngay dưới ảnh.
- Sửa xong, chụp bằng chứng. Kỹ thuật mở việc, bấm Chụp ảnh sau khi sửa. Ảnh trước hiện mờ 30% trên khung ngắm, căn trùng rồi chụp. Không có ảnh sau thì không chuyển được sang chờ duyệt; ảnh sau chụp xa ảnh trước quá 50 m (đội tự chỉnh được) thì người duyệt thấy cảnh báo đỏ.
- Nghiệm thu, đóng phiếu. Tổ trưởng so hai ảnh rồi đóng hoặc từ chối. Chỉ người có quyền quản lý việc mới đóng được.
- Báo lại cư dân, chủ nhà. Gửi link chia sẻ: mở bằng trình duyệt, không cần tài khoản, thấy ảnh, watermark và bản đồ; link đặt hạn hoặc thu hồi được. Họp Ban quản trị thì xuất PDF danh sách việc từ cổng web. Chi tiết trong bài quản lý việc tồn đọng bằng ảnh trước/sau.
Checklist bảo trì định kỳ
Việc phát sinh chỉ là một nửa. Nửa còn lại là các vòng kiểm tra hằng tuần để cư dân khỏi phải gọi. Quản trị đội cài được các mẫu dựng sẵn rồi sửa theo toà nhà mình:
- Kiểm tra phòng cháy chữa cháy (PCCC): có bình chữa cháy tại vị trí quy định (ảnh), đồng hồ áp suất ở vùng xanh, số bình đã kiểm tra, lối thoát hiểm không khoá, không bị chắn, biển chỉ dẫn và đèn sự cố, đã thử chuông báo cháy trong tuần, vật liệu dễ cháy để xa nguồn lửa, chữ ký. Ngưỡng đạt 90%.
- Nghiệm thu hệ thống điện: CB dán nhãn theo mạch (ảnh), thử nhảy RCD/ELCB, điện trở nối đất và cách điện nhập số có đơn vị, quét QR/serial tủ điện, chữ ký.
- Kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng: dùng cho máy phát, máy bơm, thiết bị trước khi vận hành.
Câu trả lời bị gắn cờ có thể tự tạo việc, lấy ảnh kiểm tra làm ảnh trước. Bản nộp được duyệt trên cổng web, mỗi file PDF có Photo Code và mã QR xác minh. Xem checklist nghiệm thu, báo cáo PDF.
Gợi ý mẫu phiếu công việc kỹ thuật
Dùng các mục sau làm trường tuỳ chỉnh trên watermark và câu hỏi trong checklist:
| Mục | Kiểu |
|---|---|
| Số phản ánh | Trường tuỳ chỉnh (dùng được trong tên file) |
| Căn hộ / khu vực (B-1204, phòng bơm) | Trường tuỳ chỉnh |
| Nguồn phản ánh (cư dân, lễ tân, đi vòng) | Chọn một |
| Hạng mục (cấp thoát nước, điện, thang máy, khu chung) | Chọn một |
| Ảnh hiện trạng, tối thiểu 2 | Ảnh, số lượng tối thiểu |
| Serial thiết bị | Quét mã vạch/QR |
| Nguyên nhân | Chữ |
| Vật tư đã dùng | Chữ |
| Ảnh sau sửa | Ảnh sau của việc (lớp mờ) |
| Cư dân hài lòng | Có/Không/Không áp dụng |
| Chữ ký kỹ thuật và cư dân | Chữ ký |
Công việc về điện và PCCC có quy định riêng; nên đối chiếu yêu cầu của cơ quan quản lý và quy chế toà nhà về nội dung hồ sơ.
Mẹo
- Lễ tân cấp số phản ánh ngay khi nhận và ghi vào trường tuỳ chỉnh của ảnh. Sau này tìm kiếm là ra mọi ảnh của phiếu đó.
- Chụp biển số căn hộ trước, rồi mới chụp chỗ hỏng, để chuỗi ảnh tự kể chuyện.
- Giữ Kanban đúng nghĩa: "Chờ duyệt" là đã có ảnh sau, không có ngoại lệ.
- Bảo vệ đi ca đêm thường phát hiện rò nước, đèn hỏng trước tiên; xem phần mềm quản lý bảo vệ để biết cách họ ghi nhận bằng ảnh trong ca trực.
- Khi bàn giao, trả căn hộ thuê, thói quen chụp ảnh này dùng luôn cho biên bản bàn giao nhà cho thuê có ảnh.
Câu hỏi thường gặp
Cư dân có tự gửi phản ánh vào ProofCam được không?
Không. ProofCam không có cổng cho cư dân. Phản ánh vẫn đến qua điện thoại, Zalo hoặc lễ tân, đội kỹ thuật tạo việc từ ảnh hiện trạng có watermark.
Làm sao cho cư dân thấy việc đã xử lý xong?
Gửi link chia sẻ. Link mở bằng trình duyệt, có ảnh, watermark và bản đồ, đặt hạn hoặc thu hồi được. Ai cũng có thể kiểm tra Photo Code của ảnh tại trang xác minh.
Ước tính tầng có chạy trên mọi điện thoại không?
Không. "Tầng ~7 (±1)" cần máy có cảm biến khí áp và gói Plus, và chỉ là ước tính. Muốn chính xác vị trí thì dùng mặt bằng có ghim ảnh của đội Business.
Kỹ thuật có tự đóng phiếu việc được không?
Không. Kỹ thuật chỉ chuyển sang đang làm hoặc chờ duyệt kèm ảnh sau. Người có quyền quản lý việc mới đóng hoặc từ chối.
Xem thêm: cổng web Teamspace cho quản lý và mã ảnh Photo Code, xác minh ảnh gốc.
