Một gian hàng hội chợ dựng mất hai ngày, tháo chỉ trong sáu tiếng. Ở giữa là nhà trưng bày, đơn vị thi công gian hàng, bên cho thuê bàn ghế và ban quản lý trung tâm triển lãm, mỗi bên nhớ gian hàng một kiểu. Không có biên bản bàn giao gian hàng đàng hoàng thì tranh cãi là chuyện sớm muộn: vách in bị xước, thiếu một chiếc ghế, vết băng keo trên sàn mà ban tổ chức đòi trừ vào tiền ký quỹ. Bài này hướng dẫn đội thi công và dàn dựng sự kiện dùng ProofCam để chụp từng giai đoạn, lấy chữ ký nhà trưng bày khi bàn giao và ghi nhật ký hư hỏng lúc tháo dỡ.
Thi công gian hàng hội chợ hay vướng ở đâu
- Bàn giao bằng miệng. Tối trước ngày khai mạc, nhà trưng bày đi một vòng rồi bảo "ổn rồi". Hai hôm sau lại phàn nàn đèn chưa bao giờ đúng ý, trong khi chẳng có tờ nào ký.
- Hư hỏng lúc tháo dỡ không ai thấy. Phần lớn hư hỏng xảy ra khi hạ vách, đóng thùng lên xe, làm gấp, nhiều tổ đội cùng lúc. Không có ảnh từng vách, từng thùng thì không biết lỗi của ai.
- Ký quỹ sàn triển lãm. Trung tâm triển lãm thường giữ tiền ký quỹ sàn hoặc ký quỹ hư hỏng. Vết keo, lỗ khoan, vết bẩn phát hiện sau khi bạn rút đi có thể bị trừ, và mức trừ tuỳ hợp đồng với đơn vị quản lý địa điểm.
- Hội trường mất sóng. Hội trường lớn mái tôn, hàng nghìn khách, 4G chập chờn, ảnh kẹt không gửi được, nhóm Zalo thì lag.
- Nhiều tổ đội thầu phụ. Thợ điện, thợ mộc, tổ dán decal, tổ treo giàn mỗi người chụp bằng máy mình, gửi vào nhóm riêng của mình.
Tính năng ProofCam dùng được
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Giờ, nơi chụp và mã trên từng ảnh | Watermark giờ mạng, GPS, địa chỉ, Mã ảnh | Free |
| Số gian, hall, tên nhà trưng bày trên ảnh | Trường tuỳ chỉnh ("Gian", "Hall", "Nhà trưng bày") | Free (3 trường), Plus (10) |
| Biên bản bàn giao có chữ ký | Checklist có câu hỏi ảnh và chữ ký | Free (1 mẫu), Plus (không giới hạn), Business (mẫu dùng chung) |
| Video time-lapse quá trình dàn dựng | Chụp theo chu kỳ + time-lapse MP4 trên máy | Plus |
| Toàn cảnh gian hàng bốn phía | Bộ ảnh 4 hướng theo la bàn, ghép 2×2 | Plus |
| So sánh lúc nhận mặt bằng và lúc tháo dỡ | Thanh so sánh trong chi tiết ảnh; ảnh ghép trước/sau | Thanh so sánh Free; ảnh ghép Plus |
| Mỗi sự kiện một thư mục | Dự án trong Teamspace | Team miễn phí (3 dự án), Business không giới hạn |
| Tổ đội thầu phụ, phân quyền | Thành viên, vai trò, quyền theo dự án | Teamspace (Business bỏ giới hạn) |
| Danh sách lỗi trước giờ khai mạc | Việc cần làm có ảnh trước/sau, Kanban | Mọi team Teamspace |
| Gửi cho nhà trưng bày | Link chia sẻ: lưới ảnh, bản đồ, tải ZIP | Link chia sẻ của Teamspace |
| Hội trường yếu sóng | Chụp offline, Trung tâm đồng bộ, chỉ đồng bộ qua Wi-Fi | Free |
Chụp ảnh cho biên bản bàn giao gian hàng, từng giai đoạn
Nhận mặt bằng. Trước khi dựng bất cứ thứ gì, chụp ô sàn trống và mặt sàn hội trường xung quanh. Đây là ảnh "trước" để bảo vệ tiền ký quỹ. Chụp bộ ảnh 4 hướng (Plus): camera dẫn bạn quay về Bắc, Đông, Nam, Tây, mỗi ảnh có hướng la bàn và Mã ảnh riêng, xong ProofCam gợi ý ghép thành ảnh 2×2. Chụp cận các vết nứt, vết bẩn có sẵn trên sàn. Các công cụ camera này có trong hướng dẫn chụp ảnh công trình.
Dàn dựng. Gắn một điện thoại lên chân đế ở mép gian hàng, bật chụp theo chu kỳ (Plus), ví dụ 15 phút một ảnh. Mỗi khung hình đều có dấu và Mã ảnh, cuối buổi ProofCam ghép thành video time-lapse MP4 ngay trên máy. Nhà trưng bày thích đăng lên fanpage, còn bạn có luôn hồ sơ ai làm gì, lúc nào. Nhớ cắm sạc, màn hình luôn sáng trong lúc chụp.
Bàn giao. Cùng nhà trưng bày đi một vòng và điền checklist nghiệm thu gian hàng: từng vách và decal, điện và đèn, số lượng bàn ghế, sàn thảm, màn hình. Ảnh lấy giờ mạng, nên biên bản cho thấy gian hàng xong lúc nào dù đồng hồ điện thoại có lệch. Nhà trưng bày ký ngay trên màn hình, bạn gửi file PDF có đủ ảnh và Mã ảnh. Xem thêm checklist nghiệm thu có ảnh và báo cáo PDF.
Tháo dỡ. Trước khi hạ tấm vách đầu tiên, chụp lại gian hàng nguyên trạng. Sau đó chụp từng thùng khi đóng, từng món đồ thuê khi trả, và mặt sàn sau khi dọn sạch. Mở ảnh sàn trong chi tiết và dùng thanh so sánh với ảnh lúc nhận mặt bằng ở cùng vị trí. Vết băng keo hay hư hỏng thì ghi vào nhật ký tháo dỡ kèm ảnh và ghi chú.
Quy trình từng bước
- Mỗi sự kiện một dự án. Trên cổng Teamspace tại /app/, tạo dự án kiểu "Hội chợ Hall 2 · Tháng 10" có địa chỉ trung tâm triển lãm và vùng geofence. Team miễn phí tối đa 3 dự án, Business không giới hạn.
- Mời các tổ đội. Thêm thợ điện, thợ mộc, tổ decal làm thành viên, chỉ cho vào dự án đó. Có thể tạo vai trò riêng như "Tổ trưởng". Xem Teamspace cho quản lý.
- Cài dấu ảnh. Thêm trường "Gian" và "Nhà trưng bày" vào watermark. Team Business có thể bắt buộc dùng mẫu chung.
- Chuẩn bị checklist. Tạo mẫu Biên bản bàn giao gian hàng và Nhật ký tháo dỡ & hư hỏng, bắt buộc ảnh, thêm chữ ký ở cuối.
- Cài đồng bộ cho hội trường. Trong Trung tâm đồng bộ, chọn chỉ đồng bộ qua Wi-Fi, hoặc ảnh và video chỉ qua Wi-Fi để bản ghi nhỏ vẫn đi bằng 4G. Mọi thứ chụp được khi mất sóng và tự gửi khi có mạng. Xem chụp ảnh bằng chứng không cần mạng.
- Chụp nhận mặt bằng, dàn dựng, bàn giao như trên.
- Xử lý lỗi trước giờ khai mạc. Mục nào nhà trưng bày chưa nhận thì tạo việc kèm ảnh. Tổ đội chụp ảnh "sau" đè lên bóng mờ 30 % của ảnh "trước" rồi chuyển chờ duyệt. Xem danh sách việc với ảnh trước và sau.
- Gửi cho nhà trưng bày. Gửi link chia sẻ: họ xem lưới ảnh, bản đồ, tải ZIP mà không cần tài khoản. Đặt hạn hoặc thu hồi link sau triển lãm.
- Tháo dỡ và trả mặt bằng. Điền nhật ký tháo dỡ, so sàn với ảnh lúc nhận, và xin chữ ký đại diện trung tâm triển lãm khi trả mặt bằng.
Mẫu checklist gợi ý
Biên bản bàn giao gian hàng (dựng xong):
| Hạng mục | Loại câu hỏi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Số gian / hall | Văn bản | Hoặc trường tuỳ chỉnh trên dấu ảnh |
| Vách và decal | Có/Không + ảnh (tối thiểu 4) | Mỗi vách một ảnh |
| Điện, đèn hoạt động | Có/Không + ảnh | Gắn cờ khi "Không" |
| Số lượng bàn ghế | Số | Đối chiếu đơn hàng |
| Sàn / thảm | Chọn một: tốt, cần sửa | Ảnh khi "cần sửa" |
| Màn hình, âm thanh | Có/Không/Không áp dụng | |
| Ý kiến nhà trưng bày | Văn bản | |
| Chữ ký nhà trưng bày | Chữ ký | Bắt buộc |
Nhật ký tháo dỡ & hư hỏng:
| Hạng mục | Loại câu hỏi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Gian hàng trước khi tháo | Ảnh (tối thiểu 4) | Hoặc bộ ảnh 4 hướng |
| Số thùng đã đóng | Số + ảnh | Mỗi thùng một ảnh |
| Đồ thuê đã trả | Số | Ví dụ 12/12 |
| Hiện trạng sàn | Chọn một: như lúc nhận, có vết | Có điều kiện: ảnh + ghi chú |
| Phát hiện hư hỏng | Có/Không, gắn cờ khi "Có" | Ảnh + mô tả |
| Chữ ký đại diện địa điểm | Chữ ký | Khi trả mặt bằng |
Mẹo
- Chụp sàn trống đầu tiên. Đó là tấm duy nhất không thể chụp bù.
- Đứng ở góc lối đi. Dễ tìm lại lúc tháo dỡ, thanh so sánh sẽ khớp góc.
- Cắm sạc cho máy chụp time-lapse. Chụp theo chu kỳ giữ màn hình luôn sáng.
- Đọc kỹ quy định của địa điểm. Điều khoản ký quỹ và bồi thường tuỳ hợp đồng; ảnh giúp làm bằng chứng cho phía bạn, còn quyết định trừ hay không vẫn theo hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Nhà trưng bày có kiểm tra được ảnh bàn giao là ảnh gốc không?
Được. Mỗi ảnh có Mã ảnh để kiểm tra trên trang xác minh, ảnh không bị tải lên. Ảnh gửi qua Zalo bị nén lại nên sẽ hiện "bản sao đã thay đổi", nhưng mã vẫn trỏ về bản ghi gốc.
Hội trường không có sóng thì sao?
Vẫn chụp, điền checklist và ký bình thường khi offline. Trung tâm đồng bộ tự gửi khi có mạng, và bạn có thể để file lớn chỉ gửi qua Wi-Fi.
Có gửi video time-lapse cho khách được không?
Được. Chụp theo chu kỳ (Plus) tạo file MP4 trên điện thoại, chia sẻ như video bình thường. Từng khung hình vẫn được giữ lại thành ảnh có dấu.
Ảnh có giúp đòi lại tiền ký quỹ sàn không?
Ảnh giúp làm bằng chứng về hiện trạng sàn lúc nhận và lúc trả mặt bằng. Trừ hay hoàn bao nhiêu vẫn theo hợp đồng với đơn vị quản lý địa điểm.
Xem thêm: biên bản giao nhận xe, thiết bị cho thuê và nhật ký thi công điện tử.
