Cuối ngày, cán bộ kỹ thuật phải ghi sổ: thời tiết, tổ đội nào làm, đổ bê tông hạng mục gì, nghiệm thu gì, phát sinh gì. Thực tế thường là cuốn sổ ghi bù theo trí nhớ, còn vài trăm tấm ảnh nằm rải rác trong các nhóm Zalo. Nhật ký thi công điện tử đúng nghĩa phải lấy chính bằng chứng trong ngày để lập nhật ký, chứ không bắt bạn gõ lại. Bài này hướng dẫn đội thi công dùng ảnh ProofCam (có giờ mạng, GPS, địa chỉ và Mã ảnh) để làm báo cáo ngày, biên bản nghiệm thu có hình ảnh và bộ ảnh bàn giao.
Nếu bạn cần cách chụp (ghim ảnh lên bản vẽ, bộ 4 hướng, ảnh 360°), hãy đọc hướng dẫn chụp ảnh công trình trước. Bài này nói về phần hồ sơ mà những tấm ảnh đó nuôi.
Nhật ký giấy và ảnh Zalo: vướng ở đâu
- Ghi bù. Nhật ký viết cuối ngày, hoặc cuối tuần viết cho cả tuần, chính là thứ dễ bị bắt bẻ nhất. Dòng "10:00 mưa, tạm dừng đổ" sẽ thuyết phục hơn nhiều nếu kèm một tấm ảnh chụp đúng 10:00 tại công trường.
- Ảnh không có ngữ cảnh. Ảnh cốt thép gửi trong nhóm chat không cho biết chắc chụp ngày nào, tầng nào, ở đâu, và mỗi lần chuyển tiếp lại bị nén thêm.
- Biên bản một nơi, ảnh một nẻo. Phiếu kiểm tra trước khi đổ bê tông nằm trên bìa kẹp, ảnh nằm trong điện thoại, hiếm khi về chung một hồ sơ.
- Tồn tại không ai đóng. "Thiếu con kê trục C4" được ghi lại rồi chìm. Không ai chứng minh được đã khắc phục lúc nào.
- Không có sóng. Tầng hầm, lõi thang, công trình vùng sâu: app phải chạy offline và đồng bộ sau.
Nhật ký thi công điện tử với ProofCam: tính năng và gói
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Ảnh hiện trường có giờ mạng, GPS, địa chỉ, ghi chú, trường tuỳ chỉnh như "Hạng mục", "Tầng / khu vực" | Camera dấu thời gian + mẫu watermark Công trình | Free |
| Kiểm tra ảnh có phải bản gốc | Mã ảnh (Photo Code), xác minh trên web hoặc offline | Free |
| Báo cáo ngày theo dự án: thời tiết, nhân lực và giờ công, ảnh, checklist, việc, ghi chú, chỉ huy trưởng ký | Báo cáo ngày Teamspace | Business |
| Nhật ký cá nhân cho kỹ sư giám sát hoặc tổ đội nhỏ, xuất PDF trên máy | Nhật ký thi công | Plus |
| Vừa đi hiện trường vừa nói, app ghép lời nói với ảnh | Ghi chú đi hiện trường | Plus |
| Kiểm tra trước khi đổ, nghiệm thu công việc có ảnh, chữ ký, chấm điểm | Checklist + PDF | Free (1 mẫu), Plus (không giới hạn), Business (mẫu chung, duyệt) |
| Tồn tại có ảnh trước/sau khắc phục | Việc (punch list) | Team Teamspace |
| Ghim ảnh lên bản vẽ mặt bằng | Bản vẽ mặt bằng + PDF có ghim | Business |
| Scan biên bản giấy đã ký thành PDF nhiều trang | Chế độ tài liệu | Plus |
| Làm việc khi mất sóng | Chụp offline + Trung tâm đồng bộ | Free |
Team mới có 14 ngày dùng thử Business, đủ để chạy thử trọn quy trình báo cáo ngày trên một công trình thật.
Nhật ký điện tử và giá trị pháp lý: nên hiểu thế nào
Các văn bản được nhắc nhiều khi tìm "mẫu nhật ký thi công", như Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình, đã cho phép lập nhật ký thi công và hồ sơ nghiệm thu dưới dạng điện tử. Tuy vậy, mẫu nhật ký, ai ký, lưu trữ ở đâu là chuyện của từng dự án và từng chủ đầu tư. ProofCam không phải phần mềm nhật ký thi công theo biểu mẫu pháp lý. Vai trò của app là cung cấp bằng chứng có giờ, có vị trí, kiểm chứng được cho nhật ký và biên bản của bạn. Trước khi thay sổ giấy, hãy hỏi chủ đầu tư, tư vấn giám sát hoặc cơ quan quản lý xem họ chấp nhận hình thức nào.
Quy trình một ngày trên công trường
Thiết lập (một lần cho mỗi công trình)
- Tạo dự án trong Teamspace với địa chỉ công trình và thành viên. Đưa bản vẽ vào tài liệu dự án; với Business, nhập luôn bản vẽ mặt bằng để ghim ảnh.
- Đăng mẫu watermark của team dựa trên mẫu có sẵn Construction (công trình). Thêm trường tuỳ chỉnh "Nhà thầu", "Block", "Tầng / khu vực", và đặt mẫu là bắt buộc để ảnh của mọi tổ đội đều có đủ thông tin.
- Bật "bắt buộc chọn dự án" và "chặn tải ảnh từ thư viện", để chỉ ảnh chụp bằng camera ProofCam, đúng dự án, mới vào báo cáo.
- Cài mẫu checklist: mẫu khởi đầu "Kiểm tra an toàn công trường hằng ngày", "An toàn giàn giáo", "Nghiệm thu hệ thống điện", hoặc tự tạo phiếu kiểm tra trước khi đổ bê tông. Đã có biểu mẫu giấy quen dùng? Nhập biểu mẫu (Plus) đọc ảnh hoặc PDF của tờ giấy và dựng thành checklist nháp.
Trong ngày
- Chấm công bằng ảnh lúc vào ca. Giờ công của tổ đội tự vào báo cáo ngày.
- Chụp tiến độ ngay khi làm. Ghi chú ngắn trên dấu ảnh ("Sàn tầng 3, khoang 2, bắt đầu đổ"). Ghim các ảnh quan trọng lên bản vẽ.
- Kiểm tra bằng checklist trên app. Câu hỏi dạng ảnh dùng camera ProofCam nên tấm nào cũng có Mã ảnh riêng. Tư vấn giám sát ký ngay trên màn hình.
- Ghi tồn tại thành việc. Mục bị gắn cờ trong checklist có thể tự tạo việc, lấy ảnh kiểm tra làm ảnh "trước". Xem danh sách việc với ảnh trước/sau.
- Mất sóng? Cứ làm tiếp. Ảnh, checklist, chữ ký lưu trên máy và tự đồng bộ khi có mạng, như trong bài chụp ảnh bằng chứng không cần mạng.
Cuối ngày
- Xem báo cáo ngày của từng dự án có hoạt động trong Teamspace: thời tiết, nhân lực và giờ công, ảnh trong ngày, checklist đã xong, việc mở và đóng, ghi chú.
- Bổ sung nhận xét, ký và chia sẻ file PDF cho chủ đầu tư hoặc tổng thầu.
- Làm một mình hoặc là thầu phụ nhỏ? Nhật ký thi công (Plus) lập PDF tương tự ngay trên điện thoại từ ảnh hôm nay và giờ chấm công của chính bạn; bạn thêm thiết bị, vật tư, vướng mắc. Ghi chú đi hiện trường (Plus) cho bạn vừa đi vừa nói; giọng nói được nhận dạng trên máy (cần gói ngôn ngữ tiếng Việt trên điện thoại), không lưu file ghi âm, và bạn sửa bản tóm tắt trước khi xuất PDF.
Biên bản nghiệm thu có hình ảnh
File PDF của checklist có trang bìa với điểm số, toàn bộ câu trả lời, ảnh kèm Mã ảnh, trang chữ ký và mã QR để xác minh lần nộp đó online. Mỗi công việc (sàn, vách, đi ống âm tường) có một bộ ảnh nghiệm thu công trình gọn gàng đi kèm biên bản. Nếu chủ đầu tư vẫn ký giấy, hãy scan biên bản đã ký bằng chế độ tài liệu (Plus): mỗi trang có Mã ảnh riêng, các trang gộp thành một file PDF.
Người nhận PDF có thể nhập Mã ảnh vào trang xác minh để đối chiếu với bản ghi gốc. Ảnh chuyển qua Zalo, Messenger sẽ bị nén lại và hiện "Bản sao đã thay đổi", điều này là bình thường: mã vẫn trỏ về ảnh gốc.
Mẫu gợi ý: nhật ký ngày và phiếu nghiệm thu
Dùng làm điểm xuất phát, loại câu hỏi theo Checklist 2.0:
| Mục | Loại câu hỏi |
|---|---|
| Thời tiết, thời gian tạm dừng | Chọn một (Khô / Mưa / Dừng thi công) + văn bản |
| Nhân lực theo tổ đội | Số có đơn vị (người) |
| Công việc đã làm (vị trí / trục) | Văn bản + ảnh (tối thiểu 2) |
| Vật tư về công trường, kèm phiếu giao hàng | Ảnh + quét mã vạch/QR |
| Máy móc, thiết bị trên công trường | Chọn nhiều |
| Cốt thép đúng khoảng cách, chiều dài nối theo bản vẽ | Có / Không / Không áp dụng + ảnh bắt buộc |
| Cốp pha, cây chống, cao độ | Có / Không + ảnh |
| Ống chờ, ống luồn dây âm sàn | Có / Không / Không áp dụng + ảnh |
| Con kê bê tông bảo vệ | Có / Không (chọn "Không" → tạo việc) |
| Vệ sinh sàn trước khi đổ | Ô đánh dấu |
| Độ sụt hoặc số đo từ thiết bị của bạn | Số có đơn vị, min/max |
| Vị trí tồn tại | Vị trí GPS |
| Nhà thầu và tư vấn giám sát ký | Chữ ký (×2) |
Bật chấm điểm với ngưỡng đạt (mặc định 80%) và trọng số cao hơn cho mục kết cấu, để trang bìa PDF cho biết ngay hạng mục đạt hay không.
Mẹo
- Chụp trước khi bị che lấp. Cốt thép, ống âm, lớp chống thấm sẽ biến mất dưới bê tông và lớp hoàn thiện. Mỗi khoang một tấm có dấu là đủ để yên tâm.
- Ghi chú ngắn, thống nhất: khu vực, cấu kiện, công việc. Tìm kiếm quét cả ghi chú, địa chỉ và thẻ.
- Để báo cáo tự gom, đừng gõ lại. Thông tin đã có trong ảnh, checklist hay chấm công thì tự vào báo cáo ngày.
- Một luật chung cho mọi thầu phụ nhờ mẫu watermark bắt buộc của team.
Cách làm này áp dụng được cho các công trình khác: xem nghiệm thu điện mặt trời áp mái, hoặc báo cáo hư hỏng mặt đường cho đội bảo trì đường bộ.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo ngày và nhật ký thi công khác nhau thế nào?
Báo cáo ngày là báo cáo Teamspace (Business) theo dự án, gom ảnh, giờ công, checklist và việc của cả team, do quản lý ký. Nhật ký thi công là tính năng Plus cho một người, lập ngay trên điện thoại từ ảnh và chấm công của chính bạn.
Chủ đầu tư có kiểm tra được ảnh trong biên bản có bị sửa không?
Được. Mỗi ảnh có Mã ảnh, và PDF checklist có mã QR xác minh. Việc xác minh so file với bản ghi gốc, ảnh không bị tải lên.
PDF của ProofCam có thay được sổ nhật ký thi công chính thức không?
ProofCam giúp cung cấp bằng chứng và hỗ trợ hồ sơ của bạn, nhưng không thay thế mẫu nhật ký theo quy định. Hình thức nào được chấp nhận tuỳ hợp đồng, chủ đầu tư và cơ quan quản lý, nên hãy kiểm tra trước.
Công trình không có sóng thì sao?
Chụp ảnh, checklist, chữ ký và PDF đều chạy offline. Dữ liệu của team chờ trong Trung tâm đồng bộ và tải lên khi có mạng.
Xem thêm: checklist có ảnh, chữ ký và báo cáo PDF và chế độ tài liệu: scan và nhận dạng chữ.
