Cuối tháng, phòng nhân sự lại nhắn: "Gửi bảng công trước ngày 25 nhé". Với đội thi công, bảo vệ hay nhân viên thị trường chấm công bằng app riêng, việc chép giờ từ điện thoại sang file Excel rồi nhập vào phần mềm nhân sự vừa mất thời gian vừa dễ sai. ProofCam lưu mọi lần vào ca, nghỉ, ra ca thành bảng công ngay trên điện thoại, và xuất ra file theo mẫu MISA AMIS hoặc Base HRM chỉ với vài chạm, đã tính sẵn ngày công, giờ tăng ca (OT), giờ làm đêm, số phút đi muộn và về sớm.
Bảng công trong ProofCam có gì
Mở Bảng công từ tab Chấm công. Mỗi ngày gồm:
- giờ vào ca đầu tiên và ra ca cuối cùng,
- thời gian nghỉ, tự trừ,
- số giờ làm trong ngày và tổng cả kỳ.
Mỗi dòng đều có ảnh đóng dấu đi kèm. Nếu có ai hỏi "7 giờ 58 em có mặt ở công trình thật không?", tấm ảnh vào ca với giờ, địa chỉ và Mã ảnh sẽ trả lời. Cách chụp ảnh chấm công xem ở bài chấm công bằng ảnh với selfie, geofence, Wi‑Fi và QR.
Các mẫu xuất file
Chạm nút xuất trên màn Bảng công và chọn định dạng:
| Định dạng | Dùng khi |
|---|---|
| MISA AMIS (Excel) | Nhập vào phân hệ chấm công của MISA AMIS. |
| Base HRM (Excel) hoặc Base HRM (CSV) | Nhập vào Base HRM, tuỳ công ty quen dùng loại file nào. |
| Tổng hợp theo ngày (CSV) | Phần mềm kế toán, tính lương khác. Mã UTF-8 nên không lỗi tiếng Việt, ô số vẫn là số. |
| Excel | Mở bằng Excel, Google Sheets, gửi cho chủ đầu tư hay thêm công thức riêng. |
File mở ra bảng chia sẻ của điện thoại, nên bạn gửi thẳng qua Zalo, email hay lưu vào Drive.
Khai báo ca làm một lần
OT và đi muộn chỉ tính đúng khi ProofCam biết lịch làm của bạn. Mở Ca làm & nhân viên trên màn Bảng công và điền:
- Mã nhân viên, họ tên, email công việc: để file khớp đúng người khi nhập vào phần mềm nhân sự.
- Giờ bắt đầu và kết thúc ca, ví dụ 08:00–17:00. Giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu nghĩa là ca qua đêm (ca bảo vệ 22:00–06:00 chẳng hạn).
- Số giờ một ngày công, ví dụ 8. Làm quá số giờ này trong ngày được tính là OT.
- Số phút cho phép, ví dụ 5. Đi muộn hoặc về sớm quá mức này thì tính đủ số phút.
Sau đó, mỗi ngày trong file xuất có:
- Ngày công (1 cho cả ngày, 0,5 cho nửa ngày…),
- Giờ OT vượt giờ chuẩn,
- Giờ làm đêm trong khung 22:00–06:00 (theo Bộ luật Lao động), đã trừ giờ nghỉ,
- Số phút đi muộn và về sớm so với ca.
Ca qua đêm được tính vào ngày vào ca, nên ca 22:00–06:00 của anh em bảo vệ chỉ là một dòng, không bị tách đôi sang hai ngày.
Các bước xuất bảng công
- Trong kỳ, vào ca và ra ca bằng ảnh như bình thường.
- Mở Bảng công, kiểm tra các ngày, sửa chỗ bất thường trước khi chốt kỳ.
- Mở Ca làm & nhân viên một lần, điền lịch ca và thông tin nhân viên.
- Chạm Xuất, chọn MISA AMIS, Base HRM, CSV tổng hợp hoặc Excel.
- Gửi file cho phòng nhân sự, kế toán hoặc chủ đầu tư qua Zalo, email.
Gói nào dùng được?
| Free | Plus | |
|---|---|---|
| Vào ca / nghỉ / ra ca bằng ảnh | ✓ | ✓ |
| Xem bảng công | 7 ngày gần nhất | Tối đa 45 ngày |
| Xuất Excel / CSV / MISA AMIS / Base HRM | – | ✓ |
Điện thoại lưu tối đa 45 ngày lịch sử ca làm. Gói Free xem được 7 ngày gần nhất; nâng lên Plus để xem đủ lịch sử và mở khoá xuất file. Thành viên của team Business (hoặc team đang dùng thử) cũng xuất được.
Kinh nghiệm thực tế
- Xuất hằng tháng. Máy chỉ giữ 45 ngày, nên cuối tháng xuất file và lưu lại.
- Thử nhập lần đầu. Mẫu MISA AMIS và Base HRM được dựng theo mẫu nhập của hai phần mềm, nhưng mỗi công ty cấu hình một kiểu. Hãy nhờ bộ phận nhân sự nhập thử file đầu tiên trước khi áp dụng cho cả đội.
- Với team, ca làm còn đồng bộ lên Teamspace để quản lý xem chấm công của mọi người trên cổng web cho quản lý.
Câu hỏi thường gặp
File xuất có kèm ảnh không?
File bảng tính chỉ có giờ và số liệu. Ảnh vẫn nằm trong ProofCam và Teamspace cùng Mã ảnh, ai cần thì tra lại đúng ca đó.
Một điện thoại có xuất được bảng công cả đội không?
Xuất trong app áp dụng cho các ca chấm trên chính điện thoại đó. Chấm công của cả đội được xem trong Teamspace.
OT tính theo quy tắc nào?
Theo thông tin bạn khai: số giờ một ngày công, giờ ca và số phút cho phép. Giờ làm đêm tính trong khung 22:00–06:00.
