Mùa nào cũng vậy, đến lúc đánh giá VietGAP hay thương lái hỏi lại là lại lục tìm: lô B-07 phun thuốc ngày nào, thuốc gì, pha bao nhiêu, đã hết thời gian cách ly chưa khi thu hoạch? Đợt bón phân thứ hai ai làm, bón loại gì? Câu trả lời thường nằm rải rác trong cuốn sổ ghi chép để ở chòi, vài tờ hoá đơn vật tư và cả trăm tấm ảnh không ghi chú trong điện thoại. Nhật ký đồng ruộng điện tử đúng nghĩa phải ghi được ngay tại ruộng, kể cả chỗ không có sóng, và kèm ảnh cho thấy việc đó làm ở đâu, lúc nào.
Cần nói rõ ngay: ProofCam không phải phần mềm quản lý trang trại, cũng không phải hệ thống truy xuất nguồn gốc. App không in tem QR cho nông sản, không kết nối với hệ thống truy xuất hay cơ sở dữ liệu mã số vùng trồng của cơ quan nhà nước. Việc ProofCam làm tốt là phần bằng chứng của nhật ký canh tác: ảnh có giờ mạng và toạ độ, biểu mẫu phun thuốc, bón phân có cấu trúc, và file xuất ra để nộp cho đơn vị chứng nhận, đối tác thu mua hay hợp tác xã.
Vì sao nhật ký canh tác hay bị "làm lại cho đủ"
- Ghi bù cuối tuần. Sổ phun thuốc điền vào Chủ nhật theo trí nhớ, ngày và liều lượng lệch dần. Người đánh giá có kinh nghiệm nhìn là biết.
- Ảnh không có ngữ cảnh. Ảnh bình phun giữa ruộng không nói được lô nào, thuốc gì, ngày nào. Gửi qua Zalo vài lần là ảnh bị nén, mất hết thông tin.
- Ngoài đồng không có sóng. Nhiều lô nằm xa khu dân cư, sóng chập chờn. App nào cần mạng mới lưu được thì nông dân bỏ sau hai tuần.
- Hoá đơn, nhãn thuốc thất lạc. Hoá đơn mua phân, nhãn chai thuốc BVTV là bằng chứng đã dùng gì, nhưng thường nằm trong ngăn kéo hoặc bị vứt.
- HTX không nắm được việc của xã viên. Cán bộ kỹ thuật HTX cần một chỗ xem ảnh của cả chục hộ, không phải bốn mươi nhóm chat.
Tính năng ProofCam dùng cho nhật ký đồng ruộng điện tử
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Ảnh có giờ, ngày, toạ độ GPS, độ cao, ghi chú mỗi lần ra ruộng | Camera dấu thời gian, giờ mạng | Free |
| Địa chỉ khi mất sóng | Dữ liệu đơn vị hành chính 2025 (34 tỉnh, xã/phường mới) có sẵn trong app, in kèm "(ước lượng)" | Free |
| Mã lô, cây trồng, vật tư in trên ảnh | Trường tuỳ chỉnh (Free 3 trường, Plus 10 trường) | Free / Plus |
| Nhật ký phun thuốc, bón phân có liều lượng, ngày, ảnh nhãn, chữ ký | Checklist (câu hỏi số, ngày, ảnh, chữ ký) | Free (1 mẫu), Plus (không giới hạn) |
| Đọc số lô trên nhãn chép vào ghi chú | Nhận dạng chữ trên máy | Free (OCR trong chế độ tài liệu: Plus) |
| Scan hoá đơn vật tư thành PDF nhiều trang | Chế độ tài liệu | Plus |
| Nhật ký tuần, nhật ký mùa vụ dạng PDF | Nhật ký hiện trường (site diary) | Plus |
| Tự chọn đúng lô khi bước vào ruộng | Tự chọn dự án/mẫu khi ở trong bán kính | Plus |
| Bản đồ nhỏ trên ảnh, cả khi không có mạng | Bản đồ nhỏ + bản đồ offline | Plus |
| Xem ảnh của từng lô trên Google Earth | Xuất KMZ | Free (10 ảnh/lần), Plus (không giới hạn) |
| HTX quản lý xã viên và các lô | Teamspace: dự án, thành viên | Team miễn phí (giới hạn), Business |
| Sao lưu cả vụ ra một file mã hoá | File .pcbackup | Free |
Quy trình một vụ mùa
Chuẩn bị (mỗi vụ một lần)
- Mỗi lô hoặc mỗi vùng là một dự án, ví dụ "Lô B-07 · Lúa" hay "Vùng C · Sầu riêng". Nhập địa chỉ và bán kính quanh lô. Với Plus, ProofCam tự chọn dự án và mẫu watermark khi bạn đứng trong bán kính đó, ảnh tự vào đúng lô. Bán kính là hình tròn, nên với ruộng dài hãy lấy điểm giữa và đặt bán kính rộng hơn một chút.
- Tạo mẫu watermark cho đồng ruộng với các trường tuỳ chỉnh như "Lô", "Cây trồng", "Vật tư", "Người thực hiện". Có thể ghi mã số vùng trồng của bạn vào một trường để in trên ảnh. Giá trị trường còn dùng được trong tên file. Xem mẫu watermark và trường tuỳ chỉnh.
- Soạn hai checklist "Nhật ký phun thuốc" và "Nhật ký bón phân" theo mẫu ở cuối bài. Cách đặt loại câu hỏi, mục bắt buộc, chấm điểm có trong bài checklist nghiệm thu và báo cáo PDF.
- Tải bản đồ offline (Plus) cho khu vực nếu muốn bản đồ nhỏ trên watermark hiện được ngoài đồng.
- Với HTX: tạo Teamspace, mời từng hộ làm thành viên và cấp quyền vào dự án của lô mình. Team miễn phí có 3 dự án, 100 ảnh, đủ để thử; cả HTX chạy một vụ thật thì cần Business (team mới được dùng thử 14 ngày).
Ngoài ruộng
- Chụp từng công việc ngay lúc làm: gieo sạ, bón phân, phun thuốc, tưới, thăm đồng, thu hoạch. Ghi chú ngắn: "Bón thúc lần 2, NPK 16-16-8, 25 kg".
- Mất sóng cứ làm tiếp. Ảnh, checklist, chữ ký đều lưu trên máy. Watermark vẫn có tên xã/phường và tỉnh theo đơn vị hành chính mới sau sáp nhập 2025, kèm chữ "(ước lượng)", còn toạ độ GPS lúc nào cũng in. Chi tiết trong bài chụp ảnh bằng chứng không cần mạng.
- Điền nhật ký phun thuốc tại chỗ: tên thuốc đúng như trên nhãn, liều pha mỗi bình, số bình, ảnh nhãn chai, ngày hết thời gian cách ly. Ký trên màn hình.
- Chụp nhãn thuốc hoặc số lô, rồi mở chi tiết ảnh, dùng nhận dạng chữ để chép vào ghi chú thay vì gõ tay.
- Thăm đồng: thấy sâu bệnh thì chụp một ảnh cận, một ảnh toàn cảnh, ghi "phát hiện sâu bệnh". Toạ độ trên ảnh giúp đánh dấu đúng chỗ trên bản đồ sau này.
Sau khi làm
- Scan hoá đơn vật tư bằng chế độ tài liệu (Plus): hoá đơn nhiều trang gộp thành một PDF, trang nào cũng có Photo Code riêng. Xem chế độ tài liệu, scan và OCR.
- Xuất nhật ký hiện trường PDF (Plus) theo tuần hoặc cả vụ từ ảnh và biểu mẫu trên máy.
- Xuất KMZ rồi mở bằng Google Earth để thấy mỗi lần ra ruộng là một ghim trên đúng lô. Nhớ xem hạng tin cậy vị trí của từng ảnh để biết toạ độ đáng tin tới đâu.
- Cuối vụ tạo file sao lưu .pcbackup mã hoá, cất vào USB hoặc thẻ nhớ.
Với HTX và đối tác thu mua
Cán bộ HTX mở cổng Teamspace tại /app/ để xem ảnh theo ngày, theo hộ, theo lô, dòng thời gian của dự án, các biểu mẫu đã nộp, và xuất PDF, Excel, ZIP, KMZ. Ai nhận ảnh hoặc PDF cũng có thể nhập Photo Code ở trang xác minh để đối chiếu với bản gốc. Ảnh gửi qua Zalo bị nén lại nên sẽ hiện "Bản sao đã thay đổi", điều đó bình thường: mã vẫn trỏ về bản ghi gốc.
Mẫu nhật ký phun thuốc, bón phân
Loại câu hỏi theo Checklist 2.0.
| Mục | Loại câu hỏi |
|---|---|
| Mã lô | Chọn một hoặc chữ |
| Cây trồng, giai đoạn sinh trưởng | Chọn một |
| Tên thuốc đúng như trên nhãn | Chữ |
| Ảnh nhãn chai/gói thuốc | Ảnh (tối thiểu 1, chụp bằng camera ProofCam) |
| Số lô sản xuất | Chữ (chép từ nhãn bằng nhận dạng chữ) |
| Liều pha mỗi bình | Số có đơn vị (ml hoặc g) |
| Dung tích bình, số bình | Số có đơn vị (lít) |
| Diện tích phun | Số có đơn vị (m² hoặc ha) |
| Ngày hết thời gian cách ly | Ngày |
| Trời lặng gió, không mưa | Có / Không |
| Có mang đồ bảo hộ | Ô đánh dấu |
| Vị trí | Vị trí GPS |
| Người phun | Chữ ký |
Với nhật ký bón phân, thay mục nhãn thuốc và thời gian cách ly bằng tên phân, lượng bón trên diện tích và ảnh bao phân. Với thăm đồng, dùng ảnh (tối thiểu 2), câu chọn một cho loại sâu bệnh và ghi chú.
Yêu cầu về hồ sơ, biểu mẫu ghi chép của VietGAP, GlobalG.A.P. hay quy định truy xuất nguồn gốc, mã số vùng trồng do tổ chức chứng nhận và cơ quan quản lý đặt ra. Hãy hỏi rõ họ cần biểu mẫu nào; ProofCam giúp bạn có bằng chứng đi kèm những biểu mẫu đó.
Mẹo ngoài đồng
- Cùng một chỗ đứng, cùng một góc. Mỗi lần thăm lô chụp từ một điểm cố định để so sánh dễ.
- Để nhãn thuốc lọt khung hình. Ảnh nhãn rõ là bằng chứng đơn giản nhất về loại thuốc đã dùng.
- Ghi chú theo một kiểu. "Công việc, vật tư, lượng" giúp cuối vụ tìm kiếm nhanh.
Các đội làm việc ngoài trời khác cũng làm tương tự: xem quản lý chăm sóc cây xanh, cảnh quan và nhật ký quan trắc hiện trường.
Câu hỏi thường gặp
ProofCam có phải hệ thống truy xuất nguồn gốc không?
Không. App không cấp tem QR cho nông sản và không kết nối với hệ thống truy xuất của cơ quan nhà nước. ProofCam ghi lại ảnh có dấu giờ, toạ độ và biểu mẫu để làm bằng chứng cho nhật ký canh tác và hệ thống truy xuất bạn đang dùng.
Ngoài ruộng không có sóng thì có dùng được không?
Được. Chụp ảnh, điền checklist, ký tên, toạ độ GPS đều chạy offline, địa chỉ lấy từ dữ liệu có sẵn và ghi "(ước lượng)". Có sóng lại thì tự đồng bộ.
HTX quản lý nhiều hộ trên một chỗ được không?
Được, bằng Teamspace: mỗi lô hoặc vùng là một dự án, mỗi hộ là một thành viên. Team miễn phí giới hạn 3 dự án và 100 ảnh; gói Business bỏ giới hạn số dự án.
Nhật ký này có được chấp nhận khi đánh giá VietGAP không?
Tuỳ tổ chức chứng nhận. ProofCam hỗ trợ hồ sơ của bạn bằng ảnh có dấu giờ, xác minh được, nhưng bạn nên hỏi rõ yêu cầu biểu mẫu của bên đánh giá.
