Thợ đi vệ sinh bốn bộ máy lạnh cho một văn phòng, nạp thêm gas cho một máy rồi về. Ba tuần sau, khách gọi: "Máy số 2 em chưa làm, giờ nó chảy nước." Không có ảnh rõ ràng thì chỉ còn lời nói với lời nói. Thợ điện nước thay van dưới bồn rửa, thợ điện siết lại cầu đấu trong tủ điện cũng gặp y như vậy. Bài này hướng dẫn cách dùng ProofCam như một app cho thợ điện lạnh, điện nước và các đội dịch vụ kỹ thuật nhỏ: chụp ảnh trước sau, lấy số serial, ghi chỉ số, cho khách ký và ra biên bản ngay tại chỗ.
Bài viết theo công việc điện lạnh, điện nước, điện dân dụng, nhưng quy trình dùng được cho phần lớn các ca sửa chữa gọi đến và hợp đồng bảo trì định kỳ.
Thợ kỹ thuật hay vướng ở đâu
- "Anh có làm đâu." Tranh cãi chuyện đã vệ sinh dàn lạnh chưa, đã thay lưới lọc chưa, đã hết rò chưa. Ảnh không có giờ, không có vị trí thì khó thuyết phục.
- Chép số serial bằng tay. Tem máy nhỏ, bám bụi, nằm chỗ khó với. Sai một ký tự là hồ sơ bảo hành hay danh mục thiết bị của khách sai theo.
- Chỉ số ghi ra giấy nháp. Áp suất gas, nhiệt độ gió, giá trị đo cách điện ghi vội lên phiếu, phiếu ướt hoặc thất lạc trên xe.
- Ảnh trôi trong nhóm Zalo. Mỗi tuần vài chục ca, mỗi thợ gửi ảnh vào một nhóm, ảnh bị nén, không ai biết ảnh nào của nhà nào.
- Không có sóng. Phòng máy, tầng hầm, trần thạch cao, hộp kỹ thuật thường mất 4G.
App cho thợ điện lạnh, điện nước: tính năng nào dùng được
| Nhu cầu | Tính năng ProofCam | Gói |
|---|---|---|
| Ảnh đóng dấu giờ mạng, GPS, địa chỉ, số phiếu, ghi chú | Camera đóng dấu thời gian + trường tuỳ chỉnh ("Số phiếu", "Máy", "Khách hàng") | Free (3 trường), Plus (10) |
| Ảnh sau chụp đúng góc ảnh trước | Việc (Tasks) với lớp mờ 30% của ảnh trước | Đội Teamspace |
| So sánh trước sau | Thanh trượt so sánh trong chi tiết ảnh; ảnh ghép trước/sau | Thanh trượt Free, ảnh ghép Plus |
| Đọc số serial trên tem máy | Nhận dạng chữ ngay trên điện thoại, chép vào ghi chú ảnh | Free từ chi tiết ảnh; OCR trong chế độ tài liệu là Plus |
| Chỉ số từ đồng hồ, máy đo của thợ | Câu hỏi số có đơn vị, min/max trong checklist | Free (1 mẫu), Plus (không giới hạn) |
| Mức ồn, rung ước tính của cục nóng | Máy đo hiện trường (âm thanh dBA, rung, ánh sáng), in lên ảnh | Plus hoặc đội Business |
| Trần, phòng máy tối | Night/HDR | Plus |
| Scan phiếu giấy khách đã ký | Chế độ tài liệu, mỗi trang một Photo Code | Plus |
| Khách ký xác nhận | Câu hỏi chữ ký trong checklist | Free |
| Biên bản PDF có logo công ty | Trình tạo báo cáo (logo, màu thương hiệu) | Plus hoặc đội Business |
| Giờ đến, giờ về từng ca | Chấm công bằng ảnh | Free |
| Làm việc dưới hầm không có mạng | Chụp offline + Trung tâm đồng bộ | Free |
Một giới hạn cần nói rõ: ProofCam không đo áp suất gas, nhiệt độ, điện áp hay điện trở cách điện. Các con số đó lấy từ đồng hồ, ampe kìm, đồng hồ đo cách điện của bạn. Bạn nhập vào checklist và chụp ảnh màn hình thiết bị đo ngay bên cạnh, để con số và bằng chứng đi cùng nhau.
Quy trình một ca bảo dưỡng, sửa chữa
Chuẩn bị (làm một lần)
- Tạo mẫu watermark từ mẫu có sẵn Work Record, thêm trường "Số phiếu", "Máy số", "Địa điểm khách". Trường tuỳ chỉnh dùng được cả trong tên file, nên ảnh xuất ra tự xếp theo phiếu. Xem mẫu watermark tuỳ chỉnh.
- Tạo checklist. Đội có thể cài mẫu khởi đầu "Nghiệm thu hệ thống điện" (Electrical installation acceptance); với điện lạnh, tự tạo "Biên bản bảo dưỡng điều hoà" theo gợi ý bên dưới. Đang dùng phiếu giấy? Nhập biểu mẫu (Plus) chuyển ảnh chụp hoặc PDF của phiếu thành checklist nháp.
- Với đội thợ, tạo mỗi hợp đồng bảo trì hoặc mỗi khách là một dự án Teamspace có địa chỉ và vùng geofence, rồi đặt mẫu watermark của đội.
Tại nhà khách
- Chấm công bằng ảnh khi đến. Bảng công cho thấy giờ đến, giờ về của từng ca; xem chấm công bằng ảnh.
- Chụp ảnh trước: dàn lạnh, lưới lọc, máng nước, tủ điện đã mở nắp. Ghi lỗi lên ghi chú ("Máy 2 · dàn bẩn · nghẹt ống thoát").
- Chụp tem máy và dùng nhận dạng chữ để chép model, số serial vào ghi chú. Nhớ soát lại các ký tự dễ nhầm như 0/O, 1/I.
- Ghi lỗi thành việc. Trong đội, tạo việc từ ảnh trước. Sửa xong, ảnh sau được chụp đè lớp mờ 30% của ảnh trước: đúng cầu đấu đó, đúng van đó, đúng góc đó. Nếu ảnh sau cách ảnh trước quá 50 m (đội tự chỉnh), người duyệt thấy cảnh báo đỏ. Chi tiết ở bài danh sách việc, ảnh trước sau.
- Ghi chỉ số đồng hồ vào checklist. Dùng câu hỏi số có đơn vị và min/max, ví dụ áp suất gas (bar, psi) hay điện trở cách điện (MΩ), kèm ảnh màn hình đồng hồ đo.
- Cục nóng kêu to, quạt rung? Với Plus hoặc đội Business, máy đo hiện trường in mức ồn ước tính (Leq 10 giây + max) hoặc độ rung lên ảnh. Đây là số đo tham khảo từ điện thoại, không phải kết quả đo có kiểm định.
- Trên trần tối om? Night/HDR (Plus) giúp có ảnh rõ của dàn ống, hộp nối.
- Mất sóng? Cứ làm tiếp. Ảnh, checklist, chữ ký lưu trên máy và tự đồng bộ sau.
Trước khi về
- Cho khách ký ngay trên màn hình trong checklist.
- Xuất biên bản PDF. PDF checklist có trang bìa, toàn bộ câu trả lời, ảnh kèm Photo Code, trang chữ ký và mã QR xác minh. Với Plus hoặc đội Business, trình tạo báo cáo thêm logo, màu thương hiệu, 1, 2 hoặc 4 ảnh mỗi trang; Báo cáo PDF nhanh tạo báo cáo từ các ảnh đã chọn chỉ với một chạm.
- Khách vẫn ký phiếu giấy? Scan bằng chế độ tài liệu (Plus), mỗi trang có Photo Code riêng.
- Chấm công ra rồi gửi PDF qua Zalo hoặc gửi link chia sẻ.
Gợi ý mẫu biên bản bảo dưỡng điều hoà
| Mục | Loại câu hỏi |
|---|---|
| Vị trí máy, mã máy | Văn bản + ảnh |
| Model, số serial | Văn bản (chép từ tem bằng nhận dạng chữ) + ảnh |
| Tình trạng lưới lọc trước khi vệ sinh | Chọn một (Sạch / Bẩn / Thay mới) + ảnh |
| Đã vệ sinh dàn lạnh, máng nước | Có / Không + ảnh bắt buộc (tối thiểu 2) |
| Thử thoát nước đạt | Có / Không / Không áp dụng |
| Áp suất gas theo đồng hồ của thợ | Số có đơn vị (bar hoặc psi), min/max + ảnh đồng hồ |
| Nhiệt độ gió ra theo nhiệt kế | Số có đơn vị (°C) |
| Khách phàn nàn ồn, rung | Có / Không (câu hỏi điều kiện: ảnh kèm số đo hiện trường) |
| Lượng gas nạp thêm | Số có đơn vị (kg), cho phép Không áp dụng |
| Ghi chú cho khách | Văn bản |
| Khách hàng ký | Chữ ký |
Với phiếu sửa chữa điện nước, thay các mục điện lạnh bằng "Vị trí rò rỉ", "Linh kiện thay" (ảnh linh kiện cũ và mới), "Áp lực thử theo đồng hồ" và "Giờ khoá/mở nước". Bật chấm điểm nếu muốn trang bìa PDF có kết luận đạt/không đạt; trong đội, các mục bị đánh dấu lỗi có thể tự tạo việc.
Lưu ý: thi công điện, gas và môi chất lạnh phải tuân theo quy chuẩn, quy định an toàn và yêu cầu chứng chỉ hành nghề tại địa phương. ProofCam giúp ghi lại bằng chứng công việc, không thay thế biên bản thử nghiệm bắt buộc hay chữ ký của người có chuyên môn.
Mẹo nhỏ
- Trước sau phải cùng góc. Lớp mờ của ảnh trước giúp bạn đứng đúng chỗ cũ.
- Chụp cả đồng hồ, không chỉ ghi số. Ảnh đồng hồ đo bên cạnh con số nhập tay làm biên bản chắc hơn nhiều.
- Ghi chú ngắn: máy, vị trí, việc đã làm. Tìm kiếm quét cả ghi chú, thẻ và chữ nhận dạng được, nên gõ vài số của serial là ra ảnh tem máy.
- Hợp đồng bảo trì định kỳ: mỗi khách một dự án, mọi lần đến đều nằm chung một chỗ.
Làm kỹ thuật toà nhà? Xem thêm quản lý bảo trì toà nhà, hoặc nghiệm thu điện mặt trời áp mái cho đội lắp đặt pin mặt trời.
Câu hỏi thường gặp
ProofCam có đo được áp suất gas hay điện áp không?
Không. ProofCam không đọc đồng hồ hay máy đo điện. Bạn nhập số từ thiết bị đo của mình vào câu hỏi số trong checklist và chụp ảnh màn hình thiết bị. Chỉ máy đo hiện trường (âm thanh, rung, ánh sáng) là do điện thoại đo, và luôn ghi là ước tính.
Dưới tầng hầm, phòng máy không có sóng thì sao?
Vẫn dùng bình thường. Ảnh, checklist, chữ ký và PDF đều chạy offline, Photo Code lấy từ kho mã có sẵn trên máy. Ảnh của đội chờ trong Trung tâm đồng bộ, có mạng là tải lên.
Khách có kiểm tra được ảnh không bị sửa không?
Có. Mỗi ảnh có Photo Code và PDF checklist có mã QR xác minh. Ảnh gửi qua Zalo bị nén lại nên sẽ hiện "Bản sao đã thay đổi", đó là bình thường; mã vẫn trỏ về bản ghi gốc.
Thợ làm một mình có cần gói đội không?
Không. Thợ làm riêng dùng camera, checklist và PDF một mình được; Plus mở thêm checklist không giới hạn, trình tạo báo cáo, Night/HDR và chế độ tài liệu. Việc với lớp mờ ảnh trước cần đội Teamspace.
Xem thêm: checklist nghiệm thu, báo cáo PDF và chụp ảnh bằng chứng không cần mạng.
