Để mười anh em trong tổ đội tự cài watermark thì sẽ có mười kiểu khác nhau. Người thiếu địa chỉ, người vẫn để tên công trình tháng trước, người để giờ 12 tiếng, người lỡ tay đổi định dạng ngày. Cuối ngày văn phòng phải ngồi dò xem ảnh nào của chỗ nào, ai chụp.
ProofCam giải quyết ngay từ đầu: bạn làm mẫu một lần, rồi chia sẻ mẫu watermark bằng một file nhỏ hoặc mã QR, cả đội nhập vào là có đúng cấu hình đó trên Android lẫn iPhone. Nếu công ty dùng Teamspace, quản lý còn có thể bật bắt buộc dùng mẫu của team ngay trên cổng web.
Vì sao cả đội nên dùng chung một mẫu watermark
Watermark chỉ có ích khi người xem biết nhìn vào đâu. Khi mọi ảnh trong báo cáo có cùng các trường, cùng vị trí, quản lý lướt năm chục ảnh là thấy ngay tấm nào sai địa chỉ. Dùng chung một mẫu watermark công ty giúp:
- Ảnh nào cũng đủ thông tin như nhau: giờ, ngày, địa chỉ, tọa độ, dự án, và các trường riêng như "Nhà thầu", "Mã cửa hàng".
- Một kiểu chữ, một định dạng ngày cho cả máy Android và iPhone.
- Người mới vào làm khỏi phải cài: ngày đầu quét mã QR là xong, không phải chép tay từng tùy chọn.
- Xuất báo cáo gọn hơn: ghi chú, thẻ, trường tùy chỉnh nằm đúng cột trong PDF và Excel.
Nếu chưa có mẫu, bạn xem trước hướng dẫn tạo mẫu watermark, kiểu dáng và trường tùy chỉnh, làm xong rồi quay lại đây để phát cho cả đội.
Cách chia sẻ mẫu watermark
Mở mẫu cần gửi, bấm Chia sẻ mẫu. Có hai cách:
- Chia sẻ dạng file (.pctemplate). ProofCam tạo một file mẫu nhỏ, kèm luôn logo (ảnh PNG tối đa 100 KB) nếu mẫu có logo. Gửi file qua Zalo, email, Files hay AirDrop đều được. Người nhận chỉ cần mở file, ProofCam tự nhận.
- Hiện mã QR. Điện thoại hiện một mã QR để đồng nghiệp đứng cạnh quét bằng máy của họ. Mã QR chỉ chứa các tùy chọn khác mặc định và không có logo. Mẫu chỉnh quá nhiều thứ thì không nhét vừa QR, app sẽ báo bạn chuyển sang gửi file.
| Chia sẻ dạng file (.pctemplate) | Hiện mã QR | |
|---|---|---|
| Có logo | Có (PNG tối đa 100 KB) | Không |
| Hợp với | Gửi cho người ở xa, giữ một bản gốc | Họp đầu ca, buổi nhận việc, hai máy đứng cạnh nhau |
| Giới hạn | Gần như không | Mẫu dài quá thì phải gửi file |
Kinh nghiệm: giữ file .pctemplate làm "bản gốc" trong một thư mục chung hoặc nhóm Zalo của đội, còn mã QR dùng để phát nhanh tại công trường.
Nhập mẫu trên máy khác
Trên máy nhận, vào danh sách mẫu, bấm Nhập mẫu, chọn Từ file hoặc Quét QR. Vài điều cần biết:
- Nhập mẫu luôn tạo một mẫu tùy chỉnh mới. Không ghi đè mẫu người đó đang có, nên không lo mất cấu hình cũ.
- Android và iPhone dùng chung được. Mẫu làm trên Android nhập vào iPhone bình thường, và ngược lại.
- Không cần tài khoản để gửi hay nhập mẫu.
- Gói Free vẫn có giới hạn. Tài khoản Free giữ được 3 mẫu tùy chỉnh, mẫu nhập vào cũng tính vào con số này. Các tùy chọn cần Plus (logo, thêm trường tùy chỉnh, phông chữ…) sẽ bị hạ xuống trên Free, phần còn lại của mẫu giữ nguyên.
Nhập xong, chụp thử một tấm và xem lại watermark trước khi ra hiện trường. Nếu ảnh sẽ gửi qua Zalo, trong trình sửa mẫu có chế độ xem trước ảnh như khi đã gửi qua Zalo (ảnh bị nén) để bạn chắc chữ trên watermark vẫn đọc được.
Khóa mẫu cho nhân viên: bắt buộc dùng mẫu của team
Đội nhỏ, ai cũng làm theo hướng dẫn thì chia sẻ là đủ. Đội đông người, hoặc chủ đầu tư yêu cầu mọi ảnh phải giống nhau, thì nên dùng Teamspace để khóa lại.
Trên cổng web Teamspace, vào Templates (Mẫu) và bật Bắt buộc dùng mẫu của team. Bạn cần có quyền cài đặt của team mới đổi được. Từ lúc đó:
- nhân viên chỉ thấy các mẫu của team trong app, mẫu cá nhân bị ẩn đi;
- app hiện dòng thông báo "Team yêu cầu dùng mẫu của team.";
- admin sửa mẫu team là thay đổi tự về điện thoại của mọi người, sửa một lỗi chính tả một lần thay vì nhắn từng người;
- mỗi máy chỉ giữ vài thứ riêng: ghi chú, thẻ và bộ đếm số ảnh của người đó.
Ai được cấp quyền quản lý mẫu cũng có thể đăng mẫu lên team ngay từ app, tiện khi người thiết kế watermark là chỉ huy trưởng ngoài công trường chứ không ngồi văn phòng.
Đây là một cài đặt của Teamspace. Kết hợp với Photo Code trên mỗi watermark, ai cũng có thể kiểm tra ảnh trên trang xác minh, như trong bài Photo Code: xác minh ảnh gốc.
Mẹo triển khai mẫu watermark công ty
- Đặt tên mẫu theo công việc, không theo người: "Kiểm tra cửa hàng", "Tuần tra ca đêm", "Bàn giao". Anh em chọn nhanh hơn.
- Watermark ngắn gọn thôi. Giờ, địa chỉ và hai ba trường tùy chỉnh dễ đọc hơn mười dòng chữ trên ảnh nhỏ.
- Dùng trường tùy chỉnh cho đúng thứ khách hỏi: mã cửa hàng khi kiểm tra trưng bày cửa hàng, khu vực khi làm vệ sinh công nghiệp, tên chốt khi quản lý bảo vệ.
- In mã QR ra giấy, dán ở phòng ban chỉ huy hoặc bàn nhận việc. Mã không chứa logo nên dán công khai cũng không sao.
- Thử trên cả hai loại máy. Nhập mẫu vào một máy Android và một iPhone, so ảnh chụp thử rồi mới gửi cả đội.
- Sửa một chỗ. Khi đã bật bắt buộc dùng mẫu của team, cứ sửa trên cổng web thay vì gửi file mới cho từng người.
Gói và nền tảng
| Tính năng | Android | iPhone | Cổng web | Gói |
|---|---|---|---|---|
| Chia sẻ dạng file / Hiện mã QR | Có | Có | – | Free |
| Nhập từ file / Quét QR | Có | Có | – | Free (tính vào 3 mẫu tùy chỉnh) |
| Logo và các tùy chọn Plus trong mẫu | Có | Có | – | Plus |
| Bắt buộc dùng mẫu của team | Áp dụng trong app | Áp dụng trong app | Bật ở mục Templates | Cài đặt Teamspace |
| Đăng mẫu lên team từ app | Có | Có | – | Teamspace, cần quyền quản lý mẫu |
Câu hỏi thường gặp
Người nhận có cần tài khoản ProofCam để nhập mẫu không?
Không. Gửi và nhập file .pctemplate hay mã QR đều không cần tài khoản, dùng qua lại giữa Android và iPhone được.
Sao quét mã QR xong thì mất logo?
Mã QR chỉ chứa phần cài đặt, không chứa hình. Muốn có logo thì gửi mẫu dạng file .pctemplate; lưu ý bản thân logo là tùy chọn của gói Plus.
Nhập mẫu có ghi đè mẫu tôi đang dùng không?
Không. Mỗi lần nhập là một mẫu tùy chỉnh mới. Trên gói Free mẫu này tính vào giới hạn 3 mẫu, nên có thể bạn phải xóa bớt một mẫu cũ trước.
Khi đã khóa mẫu, nhân viên còn sửa watermark được không?
Họ chỉ thấy mẫu của team nên bố cục watermark giữ nguyên. Họ vẫn gõ ghi chú, thẻ của riêng mình và giữ bộ đếm số ảnh trên máy của họ.
Xem thêm: quản lý ảnh theo dự án và gửi ảnh gốc qua Zalo.
